19. Jun
Open Space and Open Minds Wie wir mit Activity Based Working kreativer, produktiver und gemeinschaftlicher arbeiten

Ein eigens entwickeltes Raumkonzept für das neue Gebäude, das die Porsche Informatik im Vorjahr bezogen hat, sollte unseren Entwicklern noch bessere Arbeitsbedingungen schaffen. Was steckt hinter diesem Konzept, welche Erfahrungen haben wir im ersten Jahr damit gemacht und was lernen wir daraus, auch für unseren neuen Standort in Wien?

Zwischen Mai und Oktober vergangenen Jahres haben mehrere unserer Teams nach und nach den neu errichteten „Bauteil D“ des Porsche-Holding-Areals bezogen. Im Vorfeld hatten wir uns lange die Köpfe darüber zerbrochen, wie wir die neuen Räume dort gestalten. Die Produktivität sollte gefördert werden, vor allem aber sollten sich die Kolleginnen und Kollegen dort wirklich wohl fühlen. (Dass beides Hand in Hand geht, ist ja keine wirklich neue Erkenntnis.)

Grundlage unserer Überlegungen für die Gestaltung der neuen Arbeitsplätze war „Activity Based Working“ – ein Konzept, das den Menschen unterschiedliche Arbeitsumgebungen anbietet, aus denen sie sich immer gerade jenes Ambiente auswählen können, das für die jeweilige Aufgabe am besten geeignet ist. Starre Raumstrukturen lösen sich auf, die Anforderungen richten sich nach den jeweils aktuellen Tätigkeiten. Der große Vorteil dieses Ansatzes liegt in der erleichterten Kommunikation; speziell Innovationsprozesse und vernetztes Arbeiten sollen durch dieses Konzept gefördert werden.

Warum Activity Based Working?

Seit 2016 setzen wir in einem kontinuierlichen Change-Prozess unsere neue Unternehmensstrategie um. In diesem Zusammenhang befassen wir uns auch permanent damit, was modernes Arbeiten bedeutet und wie es am besten unterstützt werden kann. Dies umfasst unsere Beschäftigung mit dem Digital Workplace, der gerade erfolgreich innerhalb der Porsche Holding ausgerollt wird, ebenso wie Themen rund um neue Arbeitsmodelle, die aktuell im Unternehmen erprobt werden.

Im Sinne von Co-Creation, einem der wichtigsten Pfeiler unserer Strategie, arbeiten wir in unseren Projekten sowohl mit unseren Auftraggebern als auch mit externen Partnern eng zusammen. Dafür haben wir unsere Arbeitsweisen geöffnet und flexibilisiert – unser neues Raumkonzept sollte diese Arbeitsweisen reflektieren und unterstützen. Dass wir in unserer Arbeitsumgebung die bestmöglichen Voraussetzungen für Innovation und Produktivität bieten, soll uns nicht zuletzt als attraktiven Arbeitgeber positionieren.

Das Zonenkonzept

Der Weg zum aktuellen Raumkonzept war ein langer Prozess mit vielen Lernschleifen, der sich schon im Vorfeld über mehr als ein Jahr erstreckte und der noch immer andauert. Kern unseres Konzeptes sind unterschiedliche Zonen für unterschiedliche Aufgaben. Waren ursprünglich nur vier verschiedene Zonenbereiche vorgesehen, so hat die Praxis gezeigt, dass wir doch noch eine feinere Granulierung brauchen. Aktuell arbeiten die Teams im neuen Gebäude daher in folgenden sieben Zonen:

  • In der Quiet Zone sitzen mehrere Kolleg*innen in einem großen Raum zusammen, Team- und Abteilungsleiter*innen direkt bei ihren Teams. Der Raum wird durch Möbel, die akustisch abschirmen unterbrochen; zuletzt wurden noch Elemente für ungestörte (Telefon-)Gespräche aufgestellt. In der Quiet Zone wird konzentriert gearbeitet. Die Idee dahinter: Zusammenarbeit, Kommunikation und Flexibilität fördern, weil der Austausch untereinander leichter wird und man mehr voneinander mitbekommt.

  • Die Action Zone ist ein Raum mit voll ausgestatteten Arbeitsplätzen für gemeinsame Projektentwicklungen, auch Kolleg*innen mit Supportdiensten nutzen diese Räume. Hier darf es laut sein, zum Beispiel bei regelmäßigen Videokonferenzen mit externen Entwicklungspartnern, mit denen viele unserer Teams zusammenarbeiten.
  • Für Abstimmungen der Führungskräfte und für vertrauliche Gespräche wurde als Rückzugsraum die Confidential Zone eingerichtet.
  • Die Classic Zone sind Besprechungsräume je Abteilung im klassischen Sinn.
  • Die Regular Zone ist der Bereich für regelmäßige Besprechungen wie Dailys, Jours fixes oder Scrum-Meetings.
  • Die Design Zone ist der Raum für Konzepterstellungen bzw. Abstimmungen. Co-Creation wird hier technologisch unterstützt, aber auch kreatives Arbeiten ist hier gut möglich, was nicht zuletzt am coolen Design der Möbel liegt.
  • Last, but not least: unsere Social Zone, wo wir Pause machen und uns auf einen Kaffeeplausch treffen.

Wie geht es den Teams nach den ersten Monaten im neuen Gebäude? Im Wesentlichen ist die Grundstimmung positiv. Von vielen Kolleg*innen kommt das Feedback, dass die Zusammenarbeit besser wird und dass es mehr Kommunikation zwischen den Teams und Abteilungen gibt. Das neue Raumkonzept stärkt das Gemeinschaftsgefühl, man rückt näher zusammen, klassische „Silos“ werden leichter aufgelöst.

Herausforderung „Quiet Zone“

Ein Thema, mit dem alle Teams anfangs konfrontiert waren und teilweise noch sind, ist der Umgang mit den Quiet Zones. Den richtigen Mittelweg zwischen „Grabesstille“ und „Lärm“ zu finden, bleibt eine laufende Herausforderung. Und die Quiet Zones erforderten ein Umdenken: Zuvor haben die Kolleg*innen einen Großteil der Arbeit am eigenen Schreibtisch erledigt, jetzt wird sehr häufig zwischen den verschiedenen Zonen gewechselt. Aber das neue Arbeiten wird durch die Räumlichkeiten gut unterstützt, „Activity Based Working“ kommt bei den meisten gut an.

Damit das Arbeiten im Zonenkonzept aber wirklich funktioniert, bedarf es einer entsprechenden Kultur und klarer Spielregeln. Vor allem für das fokussierte Arbeiten in den Quiet Zones braucht es Rücksicht und Diszipliniertheit aller Kolleginnen und Kollegen – nur dann kann das Konzept auch aufgehen.

Fazit

Generell ist für das neue Konzept wichtig, dass eine Vertrauensbasis da ist: Alle müssen das Gefühl haben, sie können Dinge, die für sie noch nicht ganz stimmen, auch offen ansprechen. Das ist aber ohnehin Porsche-Informatik-Kultur, und Open-Space-Denken unterstützt die offene Kommunikation noch zusätzlich. Wenn es kleine Konflikte gibt, es z. B. doch einmal zu laut wird, kann man mit allen Beteiligten konstruktiv reden. Jede*r wird gehört und wir versuchen, allen die gerade bestmögliche Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Die Erfahrungen im Bauteil D fließen aktuell natürlich auch in die Konzeption des „DigiLab Porsche Informatik“ ein, unseres neuen Standortes in Wien, der derzeit gerade in Planung ist. Aber auch für das benachbarte „Porsche-Informatik-Stammhaus“ in Salzburg lernen wir. Was sich im neuen Gebäude bewährt, kann nach und nach für die anderen Gebäude übernommen oder adaptiert werden.

Um zu evaluieren, wie sich das Konzept des Activity Based Working bei uns in der Praxis bewährt, führen wir außerdem eine wissenschaftlich begleitete Umfrage zu unserer Arbeitsumgebung durch. Diese Befragung werden wir in Zukunft jährlich wiederholen.

Zusammenfassend können wir sagen: Der Start ist gelungen, aber wir lernen nach wie vor. Auch wenn das neue Raumkonzept und Activity Based Working keine „Selbstläufer“ sind, so sind die Voraussetzungen insgesamt inzwischen sehr gut und die Kolleg*innen sind zufrieden damit. Und Vorreiter einer neuen Idee zu sein und die Chance zu haben, neue Möglichkeiten auszuprobieren, ist für viele Kolleg*innen eine zusätzliche Motivation.

Barbara Klein
Barbara Klein

ist in der Porsche Informatik für Kommunikation und Social Media verantwortlich. Sie freut sich, auch nach zwei Jahrzehnten in der Firma täglich etwas dazuzulernen.