Kanban Meeting

Kanban Meeting

6. Sep
Mit Kanban das Chaos beherrschen: unsere Erfahrungen bis heute Wie es uns nach zwei Jahren Kanban im Bereich Infrastructure and Common Platforms geht.

In meinem letzten Artikel hatte ich darüber geschrieben, wie Kanban die Arbeit bei uns in der IT-Infrastruktur der Porsche Informatik verbessert hat. Dieser Text spiegelte die Situation wenige Monate nach der Einführung wider – hier will ich nun davon berichten, wie es uns seitdem mit Kanban erging und was wir inzwischen verändert haben.

Das Wichtigste vorab: Kanban wird immer noch bei uns praktiziert! Wenn auch nicht mehr so wie vor zwei Jahren.

So schaut unser Board und das Drumherum heute aus: Inzwischen haben wir Kanban für unsere Bedürfnisse optimiert.

So schaut unser Board und das Drumherum heute aus: Inzwischen haben wir Kanban für unsere Bedürfnisse optimiert.

Verbesserungen am Board

Das Schöne an Kanban ist ja, dass man es jederzeit an seine Bedürfnisse anpassen kann. So hat sich in der täglichen Praxis gezeigt, dass wir auf die drei Spalten „fertig“ bei den einzelnen Schritten gut verzichten können. Also haben wir diese entfernt, sodass die Tickets nun direkt von „Arbeitsvorbereitung“ zu „Implementierung“ wandern und so weiter. Der gewonnene Platz kommt den Hauptspalten zugute und die Teams freuen sich darüber, dass sie ihre Tickets dort besser clustern können. Ein Team probiert gerade eine eigene Swimlane aus: eine horizontale Zeile, die nur für Tickets dieses Teams reserviert ist. Wir sind gespannt auf die Erfahrungen damit.

Tickets mit einem Fertigstellungstermin, der weiter in der Zukunft liegt, landen bei uns im Ticket-Parkplatz. Diesen gab es anfangs noch nicht, er hat sich aber als gute Lösung durchgesetzt. Dort parken wir alle Tickets, die vor allem von Dritten abhängig sind und deren Fertigstellung somit nicht in unserer Hand liegt. Diese „Langsteher“ haben nun, im Gegensatz zu aktiven Tickets mit einem Blocker, keinen Einfluss mehr auf das WIP-Limit (Work-in-Progress-Limit, also die maximale Aufgabenmenge in Bearbeitung).

Besseres Ticket-Management

Jedes Ticket hat einen Barcode, der immer freitags zusammen mit der jeweiligen Spalte erfasst wird. Diese Informationen werden dann mit dem Status in der Auftragsverwaltung abgeglichen und bei einem falschen Status am nächsten Mittwoch besprochen. Mit den so gesammelten Daten lässt sich auch die durchschnittliche Dauer eines Tickets bestimmen.

Beim Wechsel eines Tickets in eine andere Spalte wird der Status per Barcode-Scan und Webservice-Call zeitgleich in der Auftragsverwaltung geändert. Damit minimieren wir die Doppelgleisigkeit der Tickets am Board und in der Auftragsverwaltung und stellen sicher, dass immer beides auf dem aktuellen Stand ist.

Die Express-Tickets haben sich bewährt: Sie werden wie gewünscht schnell erledigt. Die Visualisierung der Dringlichkeit und die Zusammenarbeit auch über mehrere Teams hinweg klappt bestens.

Hinter dem Board haben wir Barcode-Scanner angebracht – eine kreative Inhouse-Lösung, die unser Ticket-Management deutlich erleichtert.

Hinter dem Board haben wir Barcode-Scanner angebracht – eine kreative Inhouse-Lösung, die unser Ticket-Management deutlich erleichtert.

A little less conversation …

Die Kanban-Dailys (unsere Besprechungsrunden) haben wir reduziert auf Montag, Mittwoch und Freitag. Eine sinnvolle Entscheidung, da tägliches Besprechen der Blocker diese ja nicht beseitigt und die Tickets dadurch auch nicht schneller fertig werden.

Dafür ist die Besprechung am Mittwoch etwas ausgedehnter und geht zusätzlich auf die Langstehertickets und den Ticket-Parkplatz ein. Dabei wird auch der Status von aktiven Langstehern mit Hilfe von Auswertungstools auf einem TV-Display in großer Runde besprochen. Im Fokus steht hier nicht die Vergangenheit („Warum ist das Ticket noch nicht fertig? Wer hat Schuld?“), sondern wer jetzt was tun muss, damit ein Fortschritt erreicht wird.

Der TV-Bildschirm steht sämtlichen Kanban-Teams auch für ihre eigenen, internen Kanban-Besprechungen zur Verfügung. So kann der Status eines Tickets gleich in der Auftragsverwaltung aktualisiert werden.

Das Verbesserungsboard ist besser strukturiert und übersichtlicher geworden.

Das Verbesserungsboard ist besser strukturiert und übersichtlicher geworden.

… a little more action!

Eine weitere erfreuliche Entwicklung: Unser Kanban-Regelwerk ist kleiner geworden. Da das Prinzip mittlerweile gut verinnerlicht ist, sind die Anfangsregeln nicht mehr nötig und wurden demokratisch entfernt.

Die Zahl der Teams ist von anfangs acht auf 13 gewachsen. Einige große Teams wurden aufgeteilt und es kamen auch neue hinzu, die bei der Einführung von Kanban noch nicht dabei waren.

Die WIP-Limits sind nicht mehr global pro Spalte und Team strikt definiert. Jedes Team hält sich an sein eigenes gesetztes WIP-Limit und bis dato zeigt dies keine negativen Auswirkungen.

Mit Kanban in die Zukunft

Wie schon vor zwei Jahren bleibt auch jetzt die weitere Entwicklung offen: Es wird sich zeigen, wie unsere jetzigen Kanban-Regeln und -Tools künftig funktionieren oder auch nicht. Einmal im Quartal werden weiterhin die Verbesserungen und Anregungen im Plenum durchgesprochen. Daraus lebt und verändert sich auch in Zukunft das Kanban-Board und unser Regelwerk.

Passend dazu gibt es auch auf unserem Youtube-Kanal einen Clip zum Thema Kanban – schaut doch mal rein!

Oliver Bonrad

ist Mitglied im Team Porsche Client Server Operations. Die Kollegen betreiben den technischen Support der Server und Clients für ca. 320 österreichische Autohäuser.